Par Eddy Constant ASSAH
Ingénieur Informatique
Le Gabon se lance dans une grande entreprise de digitalisation de son administration qui est en plein essor.
La digitalisation et l’automatisation des tâches dans l’administration sont des processus qui visent à moderniser et optimiser les opérations administratives par l’utilisation de technologies numériques et de systèmes automatisés.
Dans un langage commun la Digitalisation (ou numérisation) consiste à convertir les processus et documents papier en formats numériques (pdf, docx, png, etc.) pour améliorer l’efficacité, la transparence et l’accessibilité des services.
Dans le contexte de l’administration, cela implique plusieurs aspects à savoir : 1. La numérisation des documents, ce qui facilite leur stockage dans une base de données, leur accès, leur partage, leur qualité, dans les différents services avec une hiérarchisation des permissions d’accès aux documents en fonction des rôles et des responsabilités. 2. L’utilisation de logiciels de gestion (systèmes de gestion électronique de documents (GED)) pour organiser ou classifiés par catégories et sous-catégories, gérer les fichiers numériques, facilité la recherche par métadonnées (titre, date, auteur, mots-clés) ou étiquette pour une recherche plus intuitive et suivre les modifications et les différentes versions successives des documents. 3. Des portails en ligne avec la mise en place de plateformes pour permettre aux populations et aux entreprises de soumettre des demandes et accéder à des services administratifs sans se déplacer physiquement. Nous avons pour exemple celui de l’Agence Nationale de Promotion des Investissements du Gabon (ANPI) avec le portail numérique de création d’entreprise (https://www.gni-anpigabon.com/), le portail e-solde pour consulter et imprimer ses informations administratives et financières d’un agent de l’Etat (https://www.esolde.ga/) et la Direction Générale de la Documentation et de l’immigration (DGDI) avec le portail e-services afin de digitaliser les processus d’enrôlement tout en répondant aux exigences du moment (https://edgdi.dgdi.ga/#/home).
- 4. Signature électronique (utilisation de signatures électroniques avec authentification pour valider des documents et des transactions, réduisant ainsi la nécessité de signatures manuscrites tout en renforçant la sécurité).
L’Automatisation des tâches consiste à utiliser des technologies comme l’intelligence artificielle (IA) auxquelles nous devrions nous familiariser, l’apprentissage automatique (machine learning) et les robots logiciels (RPA, ou Robotic Process Automation) pour effectuer des tâches répétitives et routinières sans intervention humaine.
Dans le cadre de l’administration, cela peut inclure : 1. Le traitement automatique des demandes (les systèmes automatisés peuvent analyser et traiter les demandes de manière plus rapide et plus précise). 2. RPA pour les tâches administratives (les robots logiciels peuvent gérer des tâches telles que la saisie de données, le traitement des formulaires, et l’envoi de notifications). 3. L’analyse de données (utilisation de l’IA pour analyser de grandes quantités de données administratives et en extraire des informations utiles pour la prise de décision). Le Gabon utilise depuis des années, le modèle MEGA (Modèle Economique Gabonais) avec des analyses des modèles économiques à long et moyen termes. Or, pour répondre aux enjeux économiques actuelles et des mouvements dans le monde (guerre, baisse ou hausse du baril de pétrole, etc.), des modèles automatisés avec analyse en temps réels sont les plus adéquats à mettre en œuvre. 4. Chatbots et assistants virtuels (mise en place de chatbots pour répondre aux questions fréquentes des citoyens et fournir une assistance en ligne comme celle de L’Agence de Régulation du Secteur de l’Eau potable et de l’énergie Electrique (https://arseegabon.com/).
Les défis auxquels on fait face dans le cadre du Gabon sont nombreux, notamment en termes de sécurité et confidentialité (protéger les données numériques contre les cyberattaques et les fuites de données). Les cyberattaques en Afrique centrale, comme dans beaucoup de régions du monde, sont en augmentation, le Gabon doit donc faire face à des défis en matière de cybersécurité. Des types de cyberattaques de type pushing par l’utilisation de message frauduleux pour inciter les utilisateurs à divulguer des informations personnelles ou financières avec pour cibles des individus, des entreprises et des institutions, des logiciels malveillants et des attaques de types DDoS (Distributed Denial of Service, attaque de serveurs, des sites web gouvernementaux ou des services en ligne), intrusions et piratages ayant pour cible des institutions financières, des entreprises ou des infrastructures critiques.
L’autre aspect est l’obligation de formation du personnel administratif (former les employés à l’utilisation des nouveaux outils numériques). L’investissement initial (les coûts initiaux pour la mise en place des systèmes numériques et automatisés peuvent être élevés, mais le gain se fait ressentir dans le temps assez rapidement).
La gestion du changement et l’acceptation des nouvelles technologies par les utilisateurs peut être des défis majeurs pour chaque business manager dans sa vision global de management 2.0 (management par la qualité, ISO 9001 :2015) vecteur du renouveau de l’image de l’administration et par conséquent celui de l’Etat.
Ces technologies vont permettre dans le cadre de l’administration Gabonaise d’avoir une efficacité accrue avec la réduction des délais de traitement et la baisse des erreurs humaines augmentant par la même occasion la transparence, la traçabilité des actions et des décisions. La réduction des coûts donc, moins de papier, moins de temps passé sur des tâches répétitives donne en effet l’occasion aux collaborateurs de se concentrer sur leur cœur de métier, et une meilleure allocation des ressources humaines.
En somme, la digitalisation et l’automatisation des tâches administratives représentent un réel enjeu majeur pour notre pays afin d’améliorer l’organisation, de faciliter la communication, de renforcer l’efficacité, la qualité du service public, d’améliorer la sécurité, mais aussi de contribuer à la QVT (Qualité de Vie au Travail) tant souhaité par les nouvelles autorités de la République. Il est nécessaire d’avoir une meilleure formation des personnels (le pack-office, Internet, IA, le cloud computing, les logiciels de visioconférences, le e-learning, le blended learning ou encore le mobile learning, etc.), des infrastructures et équipements informatiques adéquates, une meilleure législation et règlementation (cadre juridique en matière de cybersécurité et une meilleure coordination entre pays de la sous-région) et la prise en compte de l’augmentation de l’utilisation d’internet (85% de couverture internet, https://www.agencequateur.com/).
